PERSONEL ÖZLÜK DOSYALARI HAKKINDA ÖNEMLİ HUSUSLAR
İş yerlerinin denetimi açısından özlük dosyaları gerek iş sağlığı ve güvenliği ile ilgili gerekse de sosyal sigortalar yükümlülükleri ile ilgili temel bir referans kaynağı haline gelmektedir. Dolayısıyla düzenli özlük dosyası tutan bir işyerinin denetimleri kolay geçmektedir. Bununla birlikte İş Kanunu’nun 75. Maddesi uyarınca işveren çalıştırdığı her işçi için işçi özlük dosyası düzenlemek zorundadır ve işçi özlük dosyası düzenlenmemesi halinde her işçi için 2017 yılında 1.619.-TL idari para cezası söz konusudur.
Hazırladığımız özlük dosyalarında (üçüncü şahıslardan saklı kalmak kaydıyla) bulunması gereken bilgi ve belgeler aşağıda sıralanmıştır:
- -İşe başvuru formu veya dilekçesi,
- -Mezun olduğu okul diploma fotokopisi,
- -Uzmanlık gerektiren işlere ait sertifika fotokopisi (Ustalık Belgesi, vb.)
- -Referans Mektupları ve CV’ si,
- -İş Sözleşmesi,
- -Adresli nüfus cüzdanı sureti,
- -Vukuatlı nüfus cüzdanı örneği (AGİ hesaplaması için vukuatlı olması gerekmektedir)
- -Adli sicil kaydı,
- -Sağlık Raporu,
- -SGK Giriş ve Çıkış Bildirgesi,
- -Rahatsızlıklardan dolayı alınan raporlar,
- -İşçiye kullandırılan ücretli/ücretsiz izinlere ait dilekçeler ve/veya izin kartları,
- -Bazı işkolları için, periyodik olarak sağlık muayenelerinden geçirildiklerine dair rapor,
- -Engelli işçi ise Engelli Raporu aslı veya fotokopisi,
- -Engelli İndiriminden yararlanabilmesi için ilgili Vergi Dairesinden indirim uygulanacağına dair yazı,
- -Engelli işçi için İŞKUR müracaat kayıt evrakı,
- -Eski hükümlü ise İŞKUR müracaat kayıt evrakı,
- -Terör mağduru ise İŞKUR müracaat kayıt evrakı,
- -Ödenen ücretlere ait hesap pusulalarının bir sureti,
- -Herhangi bir kanuni sebeple ücret kesme cezası uygulanırsa, yapılan kesintilerin sebebinin bildirildiği yazı,
- -İşverenlikçe çeşitli sebeplerle verilen uyarı yazıları,
- -Fazla çalışma ve genel tatiller için işçinin onayının alındığı yazı,
- -Kısa çalışma onay yazısı,
- -İşçilerin, iş sağlığı ve güvenliği konusunda ve karşı karşıya bulundukları mesleki riskler, alınması gerekli tedbirler ve yasal hak ve sorumluluklar konusunda bilgilendirildiklerine dair yazı,
- -Çalışma Belgesi (İşten Ayrılan İşçiler İçin)
- -Ağır ve Tehlikeli İşlerde çalıştırılan personeller için: İşçilerin adı, soyadı ve T.C. Kimlik numaraları, doğum yeri ve tarihlerini belirten liste,
- -Telafi çalışması yapılıyorsa buna ilişkin liste,
- -Bunlarla birlikte işin gereklerine göre bulunması gereken diğer evraklar bulunmalıdır.
*İşveren, İş Kanunu’nun 75. Maddesi ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır.
*İş müfettişlerinin teftiş ve denetim görevlerini yapmalarını ve sonuçlandırmalarını engellemenin cezası 2017 yılı için 14.702.-TL olarak belirlenmiştir.
*Adli sicil kaydı ve sağlık raporu mutlaka güncel tutulmalıdır (6 ayda bir yenilenmelidir) aksi takdirde idari para cezası söz konusu olacaktır. 2017 yılı 4857 sayılı iş kanunu idari para cezalarına ulaşmak için tıklayınız.
*İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür.
Erkan ŞAHİN
SMMM Stajyeri
Nazım ÖZ YMM. A.Ş.
