2017 Yılı Envanter Hazırlıkları Hatırlatması

31.12 gelmeden aşağıdaki işlemlerin hazırlıklarına başlamanızı tavsiye ederiz. Henüz daha çok vakit var. Ancak hazırlıklara başlayıp vakit geldiğinde ne yapacağımızı önceden planlamış olursak işlemler üst üste yığılmadan daha rahat bir envanter-bilanço dönemi atlatabiliriz.

31.12 itibariyle; aşağıda belirttiğimiz muhasebe dışı envanter işlemlerini mutlaka yapınız. Aşağıdaki hatırlatmalarımız muhasebe dışı yılsonu işlemlerine ait hatırlatmalardır. Muhasebe kayıtlarını ihtiva etmez.

- KASA’nın 31.12 itibariyle fiili sayımının yapılması sayımını yapan kişinin imzasını taşıyan raporun bir suretinin tarafımıza ulaştırılması. (Kasa sayımını, kasa sorumlusu değil başkası yapmalıdır.)

- Bakiye veren vermeyen tüm bankalarınızdan borçlu ve alacaklı(kredi hesaplarınız, aldığınız teminat mektupları dahil) hesaplar için ekstre ve teyit mektupları isteyiniz, dönüşlerinin bize gelmesini sağlayınız. Finansal kiralama yapıyorsanız, kalan bakiyelerle ilgili olarak ilgili şirketlerden mutabakat mektuplarını alınız.

- Alınan ve elde mevcut çeklerin fiziki sayımını yapınız ve kayıtlarla karşılaştırınız. Verilen çek listelerinin çıkartılarak, banka ve satıcı kayıtlarıyla karşılaştırınız. Aynı işlemlerin varsa alacak senetleri ve borç senetleri için de yapılması gerekir. Diğer hazır değerler var ise bekleyen sliplerin, PTT ve benzeri havale belgelerinin fiziki kontrollerini yapınız.

- Varsa elde mevcut tahviller ve diğer menkul kıymetlerin fiziki sayımı ve kayıtlarla karşılaştırılması yapılmalıdır. Yaptırmış olduğunuz yangın, hırsızlık vb. sigortalar ile aboneliklerin dönem ayırımlarını yapmayı unutmayınız.

- Bakiye veren vermeyen tüm Alıcı - Satıcılara mutabakat mektupları gönderiniz, dönüşlerinin bize yapılmasının sağlayınız. İçlerinde şüpheli hale gelenlerin avukata verilmesini sağlayınız.(bu işlem için yıl sonunu beklemeyiniz hemen bugünlerde yıl bitmeden avukata takibe veriniz) avukatta takipte olan dosyaların muhteviyatını öğreniniz, fiziki olarak kaç adet dosyanın takipte olduğunu tespit ediniz. Avukatın takibi çok sıkı bir şekilde yapması gerekmektedir. Karşılık ayırabilmek için icra takibinin veya davanın doğru düzgün yapılması gerekir. Avukatın vermiş olduğu icra takip dilekçesi karşılık ayırmak için yeterli değildir. Ancak Bu talepten sonra gerekli takibin yapılmaması halinde karşılık ayırma işlemi vergi müfettişleri tarafından red edilmektedir. Yani borçlu nezdinde icra dairesince gerekli takibatların başlatılması, borçlunun mal varlıkları üzerinde gerekli araştırmaların yapılması, haciz uygulaması yapması halinde ancak şüpheli alacak karşılığı ayırabileceğinizi unutmayınız. (Yapılan haciz işlemi alacağımızı karşılıyor ise alacağımızın tamamı garanti ise, karşılık ayırma işlemine son verilir, gider yazılmaz.) Buna ilişkin belgeleri avukatınızdan isteyiniz. Avukata verip takip başlattığınız alacaklar için mutlaka şüpheli alacak karşılığı ayırma kayıtlarını yapınız. Yurt dışından olan alacaklarda şüpheli hale düştü ise, takip prosedürünün yurt dışında yukarıda anlatıldığı şekilde yaptırılması gerekmektedir. Yapılamıyorsa, şüpheli alacak karşılığı ayırmayınız. İcra takibine değmeyecek küçük şüpheli alacaklar için en az iki defa taahhütlü mektupla, borçlunun borcunu ödemesini isteyiniz. Sadece ticari faaliyetlere ilişkin şüpheli alacaklar için yani fatura kestiğimiz ve tahsil edemediğimiz bedeller için(KDV dahil tutar üzerinden) yukarıda bahsedildiği şekilde karşılık ayırma işlemleri yapabilirsiniz.

- Ortaklar, personel ve diğer çeşitli alacakların doğruluğu için ilgililerden teyitleri mutlaka sağlayınız. Ortakların alacakları var ise alacağın tutarının ve neden alacaklı olduğuna dair kendileri ile teyidini sağlayınız. Ortak alacakları öz sermayenin üç katını geçmiyorsa bu tutara faiz işletip gider yazabilirsiniz. Ancak ortak bu faiz gelirini yıllık gelir vergisi beyannamesinde beyan etmek zorundadır. Ortakların ve/veya ilişkili kişilerin şirkete borçları var ise mutlaka teyidini sağlayınız, adat yoluyla faiz hesaplanacağını hatırlatınız. Faiz tutarı üzerinden KDV hesaplayıp 391 hesaba ilave etmeyi unutmayınız. Faiz için fatura da kesebilirsiniz. Bilindiği üzere ortakların şirketten borç para almaları TTK.a göre yasaklanmıştır.

- İlk madde malzemelerle, yarı mamul ve mamullerin fiziki sayımlarının MUTLAK surette yapılmasını sağlayınız. Sayım organizasyonu hazırlıklarına başlayınız. Yarı mamullerde tamamlanma derecelerini saptamaya çalışınız. Fiziki sayımlarda elde edilen miktarların kontrolünü muhasebe içi envanter de yapmalısınız. Farklar var ise sebeplerini araştırınız. Yoldaki mallarınız, ithali beklenen gümrüklerdeki malların durumu için Gümrük Müşavirinizden teyit alınız. Yılın son günlerinde yapılan ithalatlarda bazen karışıklıklar olmaktadır. TFRS açısından da satıcı tarafından sizin adınıza FOB teslim yapılmış ve yüklenen malların yoldaki mallar hesabına alınması için satıcılardan bu tür alışlara ilişkin teyitleri sağlayınız. Bunun tersi de mümkündür. Yurt dışına gönderdiğiniz malın faturasını kesmiş olabilirsiniz ancak mal henüz yurt dışı edilmemiş olabilir. İmalat hesaplarına başlarken yıl içinde gelen mamul iadelerini, mal iadelerini, verilen numuneleri, alımlardan yaptığınız iadeleri miktar dengelerinin sağlığı açısından unutmayınız. Yıl sonunda yüklü kırtasiye alımlarınız, mutfak malzemesi alımlarınız var ise, 31.12 itibariyle bu malzemelerden stok bırakmayı unutmayınız. VUK a göre stok değerlemelerini ilk giren ilk çıkar veya ağırlıklı ortalama ya göre yapıldığını, vergi incelemelerinde çoğunlukla İlk giren ilk çıkar yöntemine göre (yani son alımlardan kalan stoklar) stok değerlemesinin yapılmasının istendiğini unutmayınız.

Mümkünse !!!!! yılın son bir haftasında stokları etkileyen ithalat-ihracat yapılmamasını sağlayınız.

- Sabit kıymetlerde yer alan arsa, arazi, bina, taşıtlar vs. ve makine ve teçhizatın, alet edevatın, fiziki sayımlarının yapılarak, sabit kıymet listeleri ile sağlamasını yapınız. Arsa, arazi binalara ait tapu fotokopileri ile taşıtların ruhsatlarının fotokopilerini ve tüm makine teçhizatın alımlarına ilişkin alış belgeleri ve faturaları için bir dosya yapınız, dosyanın bir suretini bizle paylaşınız.

- Elektrik –su, doğalgaz aboneliği vb. abonelikler için yatan depozitleri kontrol ediniz. İlgili kurumlarından teyit alınız.

- KDV, muhtasar ve damga vergisi beyannameleri, Ba - Bs formlarınız ile SGK bildirgelerinizi bir kez daha bire bir belgeler üzerinden kontrol ediniz.

- Yurt içi ve Yurt dışı firmalara ortaklıklar var ise, ortak kayıtları hisse nispetleri, yazışmalar, gönderilen paralar kayıtlarla ve banka hesapları vb. ortak olunan firmalarla teyitleşilerek doğruluğu sağlanmalıdır. İştirak ve bağlı ortaklıklara ait ticaret sicil gazetesi, hisse devir işlemlerini gösteren belgelerin temin edilmesini sağlayınız. Özellikle yurtdışı iştirak ve bağlı ortaklıkların 31.12 bilanço gelir tablosu vb.finansal tabloların elde edilmesi için gerekli girişimlerin başlatınız.

- Kıdem tazminatlarının hesabı bakımından mevcut personelin giren ve çıkanların çıkış vb. kayıtları gözden geçirilerek, Kıdem tazminat fonu ayrılması için gerekli hazırlığın yapılması gerekmektedir.

- Sermaye hesabı ile şirket ortaklarının değişip değişmediği son ortaklık yapısının kontrol ediniz. Bazen yıl içinde artırılan veya azaltılan sermayenin kaydı unutulmaktadır. Pay defterinin son ortaklık durumuna göre yazılmış olduğunu kontrol ediniz. Yıl içerisinde nakit sermaye artışı yapıldı ise artış bedelinin banka hesabımıza girdiği tarihten itibaren yılsonuna kadar olan dönem için merkez bankası reeskont faiz oranı üzerinden yapacağınız hesaplamaya göre bulacağınız faiz tutarının yarısını kurumlar vergisi beyannamesi üzerinde indirim yapabilirsiniz. Bu işlemi her yıl yapacağınız unutmayınız. Şu andaki mevzuata göre, Şirket var olduğu sürece nakit ödenmiş sermaye üzerinden faiz hesaplaması yapılacaktır.

- Verilen ve alınan teminat mektuplarının kayıtlarımızla karşılaştırılarak bankalardan teyidinin yapılması gerekmektedir. Elde mevcut teminat mektuplarının ve verdiğiniz teminat mektuplarının fiziki kontrollerini yapınız (teminat mektubu verdiğinizde en azından bir nüsha fotokopisini sakladığınız varsayarak).

- Kullandığınız kredi var ise bunların dönem faiz tahakkuklarına ilişkin bankanızdan gerekli dekontları mutlaka temin ediniz, bu yıl içinde yapılmasını sağlayınız, takibini yapınız. Anlaşmanızda belirtilen faiz oranına göre faiz hesaplanıp hesaplanmadığını kontrol ediniz.

- Bankalar tarafından mevduat hesaplarına işlemiş oldukları faizlere ilişkin stopaj dökümlerini almayı unutmayınız. Ayrıca hesaben kayıtlara aldığınız yıl sonuna ait karşılık ayırma vs. gibi işlemlerde stopaj söz konusu ile stopaj ayırmayı unutmayınız.

- Bugünlerde hemen kanuni defterlerinizin sahifelerinin yetip yetmeyeceğini mutlaka (e-deftere geçenler için bu uyarı geçerli değildir.) kontrol ediniz. Yıl geçtikten sonra tasdik edilen defterlere yapılan kayıtların geçersiz olduğu ileri sürülecektir. Bununda en önemli anlamı indirilecek KDV lerinizin indirim olarak kabul edilmemesi tehlikesidir.

Yukarıda yazılanların dışında da fiziken kontrolü gereken başka envanter kalemleri olabilir. Bunun için bugünlerde çıkaracağınız detaylı mizan üzerinde bir çalışma yaparak nelerin fiziki envanter gerektiğinin tespitini yapmanız gerekir.

Yukarıda belirtilen fiziki envanter yapıldıktan sonra bunların sonuçlarını muhasebe içi kayıtlarla karşılaştırarak kontrollerinin yapılması, yabancı paralı işlemlere ilişkin tüm değerlemelerin, amortisman hesaplarının ve diğer muhasebe içi envanter ve değerleme işlemlerinin yapılması gerekmektedir.

Yatırım teşvik belgesi kapsamında yatırım harcamalarının fatura fatura listelerinin çıkartılması ve kayıtlarla fiziki durumun karşılaştırmasının mutlaka yapılması gerekir. Vergi istisnası uygulanacağından bu hususa özenle dikkat edilmelidir. DİİB kapsamında alışlarınız veya satışlarınız varsa bunları da belgeleriniz bazında kontrol etmelisiniz. DİİB kapatmalarında daha sonradan başınıza iş almayasınız.

Ar-Ge ile ilgili yapılan çalışmalar var ise son durumlarını belge bazında kontrol ediniz. Bilindiği üzere Ar-Ge Merkezi giderleri ile Ar-ge projeleri (tasarım merkezleri dahil) giderleri beyanname üzerinde indirim konusu yapılmaktadır. Çok dikkat etmek gerekir. Ar-Ge projeleri nedeniyle kamu kurumlarından HİBE alındı ise pasifte fon hesaplarına alınacaktır. Hibelerin hesaplara geçtiğini bankalardan teyidini sağlayınız.

Yukarıda yıl sonunda yapmanız gereken kapanış kayıtlarına esas alınacak temel işlemlerin çoğunu hatırlatmak istedik. Bu işlemlerin dışında özellikli, şirkete özgü işlemlerinizde olabilir. Şimdiden bunları bir kenara not almayı unutmayınız.

Lütfen alıcılarınızla, satıcılarınızla, bankalardaki borçlu-alacaklı cari hesaplarınızla, diğer alacaklı ve borçlu hesaplarla mutabakat yapmayı, teyit yazıları almayı vermeyi unutmayınız. Tecrübelerimize göre bu teyitleşmeler sayesinde birçok hatanın önüne geçilmektedir.

ENVANTER İŞLEMLERİNE HAZIRLIK PROGRAMINA BAŞLANMASI GEREKTİĞİNİ HATIRLATIRIM.

Bilgilerinizi ve gereğini rica ederim.

Saygılarımla,

Nazım ÖZ

Yeminli Mali Müşavir